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資料完整性要求
涵蓋全過程資料：
工程竣工驗收資料應包括從項目立項到竣工的所有文件。如項目建議書、可行性研究報告、初步設計文件等前期資料，這些文件記錄了項目的起源和初步規(guī)劃思路。施工過程中的文件更是不可或缺，像施工圖紙、施工組織設計、工程變更通知、隱蔽工程驗收記錄、材料檢驗報告、分項分部工程質(zhì)量檢驗評定記錄等，它們詳細記錄了工程建設的具體過程和質(zhì)量情況。
附屬設施及配套工程資料：
對于一些大型項目的附屬設施和配套工程，如住宅小區(qū)的綠化、道路、停車場，以及工業(yè)廠房的水電氣供應設施等相關資料也需要完整歸檔。這些資料包括附屬設施的設計文件、施工記錄、驗收報告等，確保整個項目所有組成部分的資料都無遺漏。
真實性要求
原始文件優(yōu)先：
所有歸檔的資料必須是真實的原始文件。例如，施工日志應是現(xiàn)場施工人員當時記錄的真實情況，包括天氣、施工進度、施工內(nèi)容、遇到的問題等；材料檢驗報告必須是由有資質(zhì)的檢測機構出具的真實檢測結果，不能偽造或篡改。
簽字蓋章齊全：
文件上的簽字和蓋章是確保其真實性的重要環(huán)節(jié)。例如，隱蔽工程驗收記錄需要建設單位、施工單位、監(jiān)理單位相關人員簽字并加蓋單位公章，這表示各方都對該隱蔽工程的質(zhì)量進行了認可。任何缺少簽字或蓋章的文件，其真實性都會受到質(zhì)疑。
準確性要求
內(nèi)容準確無誤：
資料中的數(shù)據(jù)、文字描述等要準確。比如工程測量記錄的數(shù)據(jù)必須精確，建筑結構的尺寸、材料的規(guī)格型號等記錄應與實際情況完全相符。在文件的編制過程中，要避免筆誤、數(shù)據(jù)錄入錯誤等情況。例如，在一份電氣設備安裝記錄中，設備的型號、功率等參數(shù)必須準確記錄，否則可能會對后續(xù)的設備維護和使用造成困擾。
相互關聯(lián)文件一致：
相互關聯(lián)的文件之間內(nèi)容要保持一致。例如，施工圖紙和竣工圖紙對同一建筑構件的標注應該相同，若施工過程中有變更，竣工圖紙應準確反映變更后的情況，并且變更記錄應能與其他施工文件（如工程變更通知、工程量增減記錄等）相對應。
規(guī)范性要求
格式規(guī)范：
文件的格式應符合行業(yè)標準和檔案管理要求。文字材料通常要求使用 A4 紙張，字體、字號、行距等也有相應規(guī)范。例如，一般要求正文使用宋體、小四號字、1.5 倍行距等。對于圖紙，其圖幅大小、圖簽格式、比例尺等也要符合規(guī)定。
分類清晰：
資料應按照一定的分類標準進行歸檔。常見的分類方式有按工程建設階段（前期文件、施工文件、竣工文件）分類，或按專業(yè)（建筑工程、給排水工程、電氣工程等）分類。以建筑工程專業(yè)為例，又可以細分為地基與基礎、主體結構、建筑裝飾裝修等子類別，每個類別下的文件再按順序排列。
編碼有序：
為了便于查詢和管理，應對歸檔資料進行編碼。編碼可以采用多級編碼方式，例如按照項目代號 - 專業(yè)代號 - 文件類別代號 - 流水號的方式進行編碼。這樣在查找文件時，可以通過編碼快速定位到所需的文件類別和具體文件。
及時性要求
隨工程進度同步整理：
工程竣工驗收資料應在工程建設過程中及時收集、整理。施工單位應安排專人負責資料管理，在每一個分項分部工程完成后，及時將相關資料整理歸檔。例如，在混凝土分項工程施工完成后，立即整理混凝土原材料檢驗報告、混凝土配合比報告、混凝土試塊抗壓強度檢測報告等資料，避免資料堆積和遺漏。
竣工后及時移交：
工程竣工驗收合格后，施工單位應在規(guī)定時間內(nèi)將完整的資料移交給建設單位或建設單位指定的檔案管理機構。一般來說，這個移交過程應在竣工驗收后的數(shù)月內(nèi)完成，具體時間根據(jù)項目所在地的檔案管理規(guī)定和合同要求確定。
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